Z Pandemija covida-19 omejevanje potovanj in množična osebna srečanja, virtualne konference in dogodki so nadomestili njihove osebne kolege. Namesto da bi te motnje upočasnile načrtovanje, se zdi, da je med spletnimi seminarji in predstavitvami dogodkov ter industrijskimi konferencami več dogodkov kot kdaj koli prej.



Glede na to, kako pogosti so zdaj ti virtualni dogodki, sta priprava in uveljavljena strategija ključnega pomena za izstopanje iz množice. Virtualni dogodki niso nov koncept. Podjetja, ki prodajajo neposredno potrošnikom, imajo pogosto samo digitalno tehnologijo lansiranje izdelkov funkcije družabnih omrežij pa le olajšajo in olajšajo.



Če prvič gostiš virtualno konferenco ali dogodek, se za uspešno izkušnjo oboroži s temi nasveti.

Vrste virtualnih konferenc in dogodkov

Precej osebnih dogodkov je mogoče pretvoriti v digitalne izkušnje, če vnaprej načrtujete potrebno načrtovanje. Industrijske konference, ki so napolnjene s predstavitvami in zvočniki, delujejo v navideznem okolju, vendar boste morali razmisliti tudi o tem, kako bo običajni mrežni del osebnega dogodka dejansko deloval. Ljudje se na te vrste dogodkov odpravijo delno zaradi improviziranih pogovorov in dogodkov, povezanih s satelitskim omrežjem.

angel številka 443

Poleg industrijskih konferenc smo videli veliko primerov virtualnih dogodkov, vključno s festivali, koncerti, predstavitvami izdelkov, druženji podjetij in celo srečnimi urami. Za skoraj vse vrste dogodkov je na voljo virtualna alternativa.

1. Proračun, proračun, proračun

Če gre zdaj za virtualni dogodek, še ne pomeni, da lahko zavrnete svoj proračun. Da, prihranili boste lahko pri tiskanju, osebni tehnični podpori, rezervaciji prizorišč in označevanju, vendar ne boste popolnoma izpraznili trženja. Virtualni dogodki imajo sicer manj stroškov kot osebni, toda več dejavnosti in obiska, več boste morali financirati, zlasti za podporno tehnologijo.

Zamenjava mesta dogodka je programska oprema ali aplikacija, s katero boste gostili dogodek. Število udeležencev, tako govorcev kot udeležencev, in vaša želena raven interakcije bo določala vrsto platforme za upravljanje, ki jo boste uporabljali. Nekateri dogodki so se v celoti odvijali v programu Instagram Live, drugi pa so vnaprej posneti videoposnetki, ki so objavljeni ob predvidenem času.



Sponzorstvo je pomemben del načrtovanja dogodkov, zato, če želite še vedno poslati izmenjavo ali organizirati virtualne vesele ure, ne pozabite prilagoditi svojega sponzorskega načrta glede na potrebe virtualnega dogodka. Tista osebna trgovina, ki bo na dogodku? Zdaj je to lahko spletna trgovina z vodnimi ladjami s posebnimi ponudbami ali ponudbami za udeležence.

Drugi elementi proračuna, ki jih boste morali upoštevati in so povezani z navideznimi dogodki, vključujejo: promocijo težkih družabnih medijev, napise v živo, moderiranje komentarjev in gostovanje videoposnetkov in dokumentov po koncu dogodka. Manjši dogodki, kot so spletni seminarji in celodnevno pretakanje v živo, vsega tega ne bodo potrebovali, zato preglejte, čemu bi morali dati prednost in kaj lahko zmanjšate iz svojega proračuna.

2. Zmešajte pretoke v živo in posnete video posnetke

Odločitev o svojem urniku in odhod na pogovore, ki jih ne želite zamuditi, so pomembni deli konference. Prednost navideznega dogodka je v tem, da si običajno lahko ogledate pogovore, ki ste jih zamudili. Potem pa, v čem je smisel obiskovanja, če boste pozneje lahko le gledali? Popestrite svoje dogodke in jih naredite bolj privlačne za udeležence v živo z zabavnimi prenosi v živo, virtualnimi prostori za pobeg ali klepeti za razprave in drugim interaktivnim gradivom.



Vnaprej posneti videoposnetki zvočnike sprostijo zaradi kakršnih koli tehnoloških težav in po potrebi omogočajo tudi urejanje. Na koncu vsake seje se lahko zvočniki pridružijo bodisi v video posnetku v živo bodisi v klepetalnici, da odgovorijo na vprašanja, tako kot v osebnem dogodku.

primer virtualne seje na facebooku Kalifornijske akademije znanosti

Kalifornijska akademija znanosti je včasih imela tednik Dogodek NightLive . Vsak dogodek je imel temo in vključeval ustrezne govornike in predstavitve. Med pandemijo je muzej te tedenske dogodke pretvoril v Virtual NightLife in NightSchool, ki sta oba dogodka v živo, ki zrcali njune osebne dogodke. Če jih imate v storitvi Facebook Live, spodbujate komentarje in shranite videoposnetek za ogled prihodnjim udeležencem.

Prenosi v živo, ne glede na to Facebook v živo , Instagram ali druga platforma za pretakanje, so veliko bolj interaktivni za vse in dodajo vrednost, če morajo udeleženci plačati za udeležbo.

Mešanje dveh vrst videoposnetkov v enem dogodku naredi zabavno in nepozabno, saj premaga dejavnik zastarelosti, ki ga lahko imajo strogo vnaprej posneti videoposnetki.

3. Pripravite zvočnike

Za povsem virtualni dogodek poskrbite, da bodo zvočniki v celoti pripravljeni. Večji dogodki bi morali opraviti testne vožnje za hitrost interneta, raven udobja s tehnologijo in mikrofoni. Pretakanje v živo in uporaba katere koli platforme dogodkov, ki jo izberete, je lahko nova izkušnja za zvočnike, zato je najbolje, da jih pripravite na to, na kaj lahko naletijo. Ali bodo morali sami moderirati komentarje? Ali morajo deliti zaslon za diapozitiv?

Nekateri pogosti scenariji za pripravo vključujejo:

angel številka 833
  • Iskanje najboljšega fizičnega okolja za zvočnik, da zmanjšate prekinitve in imate jasen zvok. Preizkusite, vadite in pripravite opremo, da zagotovite, da bodo vsi zvočniki oddajali na približno enaki ravni zvoka, da ne bi pri gledalcih prišlo do presenetljivih sprememb glasnosti.
  • Če skupna raba zaslona ali pretakanje v živo, nasveti o tem, kaj izklopiti v računalniku, na primer zadrževanje vseh obvestil.
  • Komentirati ali ne komentirati? V idealnem primeru bi imeli ločeno osebo, ki moderira komentarje, tako da se lahko govornik osredotoči na njihov pogovor. Kakor koli že, poskrbite, da bodo seznanjeni s kodeksom ravnanja dogodka in kako ravnati z žaljivimi komentatorji
  • Tehnološke težave. Kaj se zgodi, če jih tehnologija zvočnika odpove ali programska napaka ali diapozitivi ne delujejo? Pripravite varnostne načrte za vse te možne težave.

Nenazadnje so zvočniki še en vir promocije vašega dogodka. Želite, da oglašujejo svoj pogovor, tako da se bo njihovo sedanje občinstvo počutilo, kot da je dogodek vreden obiska. Da bi to olajšali govornikom, pripravite več promocijskih materialov v idealne velikosti socialnih medijev in predlagane napise. Na ta način morajo le razporediti vsebino in prilepiti napise.

4. Nastavite pričakovanja za udeležence

Ne glede na to, ali gre za veliko industrijsko konferenco ali samo eno temo v živo, morate učinkovito sporočiti, kaj naj udeleženci pričakujejo. Smrdi si, da si rezervirate čas za udeležbo na dogodku, le da se zavedate, da je tema preširoka ali namenjena drugačnemu občinstvu. Bodite jasni, kaj je dogodek in komu je namenjen. Kako izstopa od vseh drugih virtualnih dogodkov tam zunaj?

Če pretvarjate osebni dogodek v navidezni, se pogovorite o tem, kako bodo glavne funkcije videti v spletu. Kako je za udeležence videti sprejem dobrodošlice in slavnostni del govornika? Tako kot vsak dogodek objavite urnik. Sporočite jim, ali je že posneto, ali so na voljo komentarji, ali bo predstavitev shranjena in kako bo videti interakcija. Ali bodo videoposnetki udeležencev vklopljeni ali izklopljeni? Ali so na voljo hashtagi, tako da tweeting v živo ali dopolnilno Twitter klepeti so možne?

Strip-con , dogodek, ki je v preteklosti privabil več kot 130.000 udeležencev, je bil leta 2020 skoraj virtualni. Da bi ponovili osebno izkušnjo, razporejena tekmovanja, obilo pogovorov, spletna razstavna dvorana, zabave in še več.

Udeležencem olajšajte pripravo urnika dogodkov in prave povezave, do katerih je čas, da se jih udeležite. Če se uporablja platforma za prireditve, pošljite vodnike, kako jo uporabljati in ali so potrebni prenosi. Funkcije dostopnosti kot tudi napise v živo in prevode. Z virtualnim dogodkom lahko razširite svojo bazo prisotnosti in učinkovito ustvarite več potencialnih potencialnih strank in smiselnega sodelovanja. Tisti, ki niso mogli potovati na dogodek, se lahko zdaj udeležijo virtualnega.

611 duhovni pomen

Nazadnje si rezervirajte čas za mreženje, še posebej, če gre za industrijsko konferenco, ki običajno vsebuje to komponento. Vesele ure, ki jih gostijo sponzorji, hitri pogovori in tematske sobe, so način, kako spodbuditi mreženje. Na kateri koli platformi se boste odločili za prireditev, spodbudite udeležence, da v celoti izpolnijo svoj profil, da se bodo lažje povezali s kolegi iz panoge.

5. Načrtujte promocijo: Pred, med in po

Trženje, zlasti na družbenih omrežjih, bo velik del vaše priprave. Plačilo oglasov v družabnih omrežjih je obvezno digitalni dogodki vendar ne pozabite na ciljne strani dogodkov in pošiljanje novic. Dogodki kot Sprout Sessions Digital 2020 imeti celoten promocijski urnik, ki se začne pred dogodkom. Trud se ne konča niti z dnem dogodka - virtualni dogodki ponujajo obilo priložnosti za preusmeritev pretočnega predvajanja v živo in digitalnih vsebin še tedne po tem.

Na vašo srečo navidezni dogodki olajšajo sledenje donosnosti naložbe. Med poslušanje družabnih omrežij , ključna beseda in poročila o analitiki oznak in analitike digitalnega oglaševanja ste pripravljeni vedeti, kako uspešna je vaša kampanja.

MozCon , osebni dogodek, je postal digitalni leta 2020. Ciljna stran je jasna, kaj lahko udeleženci pričakujejo od virtualnega vidika. Še bolje, njihova promocija po prireditvi vključuje plačljiv video paket, ki ga lahko kupite, če ste zamudili udeležbo.

Gostovanje navideznih dogodkov z video sejami pomeni, da imate zdaj na voljo zakladnico vsebine. Vsebino prerazporedite v druge oblike, kot so epizode podcastov, citiranje grafik in članki z dolgimi oblikami.

Po končanem dogodku se zahvalite vsem sodelujočim in z nadaljnjimi anketami razumejte, na čem lahko delate naslednjič. Ti rezultati ankete lahko postanejo tudi pričevanje za promocijo dogodkov prihodnje leto.

Zaključek

Načrtovanje in priprava sta stebra gostovanja uspešne virtualne konference ali dogodka. Ko vsi udeleženci - govorci, udeleženci, moderatorji - vedo, kaj lahko pričakujejo in kako sodelovati, je to bolj gladko doživetje. Prednosti virtualnih dogodkov so nižji stroški, večja obiskanost občinstva in enostavna sledljivost analitike, vendar ne pomeni, da bi morali varčevati z drugimi potrebnimi predmeti.

Polje navideznih dogodkov je iz leta v leto bolj polno, zato morate učinkovito sporočiti, zakaj se morate udeležiti vas, ne pa drugi. Dodatne funkcije, kot so prenosi v živo in Vprašanja in odgovori v živo, bodo povečale udeležbo udeležencev.

Ste navdušeni nad gostovanjem lastne virtualne konference ali dogodka, vendar potrebujete nekaj navdiha? Uporaba socialno poslušanje videti, katere aktualne vrzeli je mogoče zapolniti.

Delite S Prijatelji: